Siendo una discusión no terminada, aunque al inicio se definió mantener la estructura organizativa actual, se ha ido definiendo que CONGCOOP desarrollará su estrategia desde la conformación de Institutos y ya no desde programas, por lo que es necesario llegar a acuerdos respecto a las grandes definiciones en cuanto a: Autonomía, Servicio a las afiliadas, Rol Político, y la necesidad de una reforma legal. Queda posteriormente como tarea revisar la relación de dependencia y funciones entre las unidades y la estructura ejecutiva administrativa de CONGCOOP.

 

Ya que la autonomía es un tema en proceso de discusión, a continuación se presentan recomendaciones generales para el funcionamiento de la estructura de CONGCOOP.

CONGCOOP, un espacio de segundo nivel, que busca aportar al desarrollo de “Una sociedad activa en una Guatemala justa y democrática”, con el presente plan expresa el deseo de afirmar la responsabilidad de la Coordinación hacia sus afiliadas y ve la oportunidad de lograr mayor proyección a partir de este espacio de confluencia.

Una condición fundamental consiste en llegar a tener una membresía apropiada del espacio, con una participación activa en la discusión, definición y ejecución de los planes de CONGCOOP. Este reto no es nada nuevo, una estrategia para lograrlo fue diseñada en 2004, sin lograr los resultados deseados. En la actualidad, la situación es más crítica y compleja, por lo que depende de cada una de las afiliadas en particular, y de la voluntad de su dirección, en trabajar en el sentido de construir estas condiciones de integración.

Algunas pautas para su funcionamiento se establecen a continuación, haciendo operativos los acuerdos de principios establecidos en los capítulos anteriores:

Retomando la premisa formulada en sus estatutos “La asociación será ejecutora solo cuando le fuere solicitado o cuando ejecute sus actividades al interior y para el fortalecimiento y capacitación de las organizaciones asociadas a ella”, la demanda de servicios por parte de las afiliadas, es traducida en el desarrollo de una estrategia que posibilita y requiere del involucramiento total de ellas, como actores indispensables para el desarrollo de la misión de CONGCOOP. Será la complementariedad entre afiliadas y equipo técnico, la estrategia funcional para la ejecución de los planes y programas. Permitirá contribuir a fortalecer a las afiliadas, haciendo visible su trabajo, recobrar credibilidad y reconocimiento, mientras que como Coordinación se consolida en coherencia con su visión.

Está claro que solo en caso que las afiliadas empiecen a actuar en concordancia con sus demandas hacia su Coordinación y en correspondencia con las opciones que se les vaya brindando, puede empezar a modificarse la cultura organizacional arraigada.

1)       Desarrollo de dirección política

Le corresponde a la Junta Directiva retomar la conducción política de la Coordinación , no solamente respondiendo a las pocas o muchas decisiones tomadas en las asambleas, sino también asegurando la inclusión de las afiliadas en la vida política y ejecutiva de la Coordinación.

Son indispensables para ello, la comunicación dinámica con las afiliadas, las visitas trimestrales, y con procedimientos claros para los mecanismos de consulta.

Existe la propuesta de un Consejo Político. Hay 2 formas de interpretar esta propuesta: establecer una estructura intermedia entre Asamblea y Junta Directiva para asegurar mayor participación en las discusiones de decisión política de CONGCOOP. Sin embargo, si la apuesta es consolidar a la Junta Directiva en su papel, más que constituir adicionalmente un Consejo Político de afiliadas, puede instituirse espacios trimestrales donde Junta Directiva presenta ante las afiliadas los temas coyunturales para su análisis y retroalimentación, facilitando una toma de decisiones colegiadas.

En la estructura que sugirió la consultoría, el “Consejo Político” se refiere a una estructura de consulta, con actores externos a CONGCOOP, que de forma consultiva puedan aportar al desarrollo de CONGCOOP y los institutos. Poner esta estructura a nivel de IDEAR significaría que su aporte iría exclusivamente a este ente, por lo que posteriormente habría que pensarse también en un Consejo Político para los demás institutos a conformar.

Procedimientos:

-          Establecimiento de manual y reglamento para el desarrollo de su trabajo

-          Procedimientos sobre la regulación de las reuniones, discusiones y toma de decisiones

-          Mecanismos respecto a la comunicación y la obtención de información base

-          Establecimiento de agendas, con tareas particulares para cada integrante

-          Formalización de actas de las reuniones con síntesis de acuerdos

-          Mecanismos para el cumplimiento y seguimiento a acuerdos

-          Mecanismo de comunicación e interacción con afiliadas

2)       Membresía

Es fundamental aclarar la situación y perspectivas de la membresía. No es adecuado mantener una brecha extrema entre la membresía formal/nominal y las afiliadas que asisten y/o participan de manera efectiva en las acciones que se desarrolla como CONGCOOP.

No existen obstáculos legales o prácticos para hacer efectiva una depuración de la afiliación. De hecho, legalmente puede formalizarse el retiro de asociadas (artículo 9 del Reglamento interno, marzo 2004). De manera práctica permite delimitar el número de afiliadas participantes y el quórum necesario para celebrar reuniones, asambleas y tomar decisiones representativas.

Mas allá de lo anterior, permite ir teniendo claridad sobre las instituciones que realmente están comprometidas con CONGCOOP y con un esfuerzo de acción conjunta. Es un primer paso para nuevamente empezar a discutir de forma colectiva los enunciados, contenidos y posición de CONGCOOP.

Puede establecerse en un momento posterior, una política de renovación de la membresía, teniendo discutido y definido con claridad su propósito, y su contribución hacia su misión.

Procedimientos:

-          Desarrollar una acción de investigación y análisis sobre la situación de las afiliadas.

-          Discutir, esclarecer, y acordar las responsabilidades inherentes a ser afiliada de CONGCOOP, y por consiguiente también las responsabilidades de CONGCOOP hacia las afiliadas.

-          Establecer los requisitos para ratificar a la membresía actual y los mecanismos de depuración (teniendo como base los estatutos, pero no exclusivamente).

-          Trabajo colectivo para definir la reconfiguración de la identidad, pertenencia y perspectiva política de CONGCOOP.

-          Retrabajar las bases de afiliación a CONGCOOP.

-          Diseñar y ejecutar una estrategia de afiliación o ampliación de membresía si así se define.

3)       Roles

Revitalizar la vida de la Coordinación pasa por redefinir los roles de cada uno de los involucrados; se trata de llegar a establecer el marco de las relaciones y responsabilidades, así como los mecanismos y procedimientos que lo regulan. Este esfuerzo puede partir de lo que establecen los estatutos, pero va mucho más allá. Irá de la mano del proceso de reconformación de la membresía, y el desarrollo del manual de funciones.

4)       Procesos de comunicación

Uno de los grandes vacíos ha sido la comunicación, proceso fundamental para mantener y construir siempre niveles superiores de organicidad. Es el canal para construir colectividad, promover horizontalidad en las relaciones, asegurar el conocimiento de las discusiones y decisiones, la comprensión de las orientaciones, motivar al involucramiento dinámico y la participación responsable de la membresía en las acciones de CONGCOOP.

Aunque es una responsabilidad colectiva, de todos los actores involucrados (afiliadas, junta directiva, dirección ejecutiva, administración, equipo técnico), reside principalmente en la dirección ejecutiva asegurar la comunicación fluida, transparente, completa hacia todas las partes y estructuras involucradas en la vida de CONGCOOP.

Procedimientos:

-          Diseño de política de comunicación

-          Establecer los mecanismos, canales, espacios, medios de comunicación.

-          Establecer los mecanismos de garantía y retroalimentación sobre la comunicación.

-          Puesta en práctica de una nueva cultura de comunicación.

-          Evaluar sus resultados en la vida institucional de CONGCOOP

5)       Desarrollo administrativo

La administración es un órgano indispensable en la vida operativa de las instituciones. Cumple el papel de facilitar la movilización de los recursos escasos bajo parámetros de eficiencia, eficacia, transparencia y oportunidad. Se guía por tanto en reglamentos, planes, procedimientos, relaciones y registros. Permite regular las relaciones laborales y asegurar una optimización de los recursos en función del desarrollo de la misión. Además representa una condición para el cumplimiento de las responsabilidades administrativo-financieros asumidos con los donantes y sus miembros.

Para cumplir con esta función, le es asignada autoridad y cuenta con los instrumentos reguladores. Conviene que cuente también con importantes habilidades en la comunicación interpersonal, la transformación de conflictos y de pragmatismo.

Tomar con responsabilidad la constitución de una administración formal y el desarrollo de la misma resulta urgente para CONGCOOP, tanto para regular un sinfín de procesos organizacionales que provocan actualmente improvisación, discrecionalidad y conflictividad interna, como para construir un marco de institucionalidad en un ámbito administrativo coherente con su crecimiento.

Corresponde la integración de un sistema de administración único, por diversas razones:

-          Contribuye a la reintegración de los programas y equipos que conforman en la actualidad CONGCOOP.

-          Evita la burocratización de programas e institutos.

-          Permite un mejor uso del escaso recurso financiero para cubrir la plataforma administrativa, en vez de duplicar funciones y procesos que resultan más costosos.

Procedimientos:

-          Diseño del sistema de administración

-          Establecer las políticas financieras, de recursos humanos, comunicación, asignación y manejo de recursos, …

-          Establecer el sistema de planificación, monitoreo y evaluación

-          Diseñar manuales de funciones, operación, administrativo-contable

-          Elaborar los instrumentos de registro

-          Comunicar el nuevo modelo, sus implicaciones, requerimientos, procedimientos e instrumentos

-          Implementar la nueva práctica administrativa

-          Seguimiento y evaluación de sus resultados.

-          Auditoría externa, definida por Junta Directiva/tesorero con aprobación de la Comisión de Vigilancia.

Puede apoyarse también en la experiencia de diversas afiliadas de CONGCOOP. Puede a su vez desarrollarse como un proceso de aprendizaje compartido, de forma que afiliadas con necesidades parecidas, puedan construir y desarrollar simultáneamente su sistema de administración.

6)       Herramientas de monitoreo y evaluación (criticidad, coherencia, aprendizaje)

La construcción de institucionalidad, la profesionalización de la acción, la coherencia con el planteamiento de CONGCOOP, requiere de iniciar y profundizar permanentes y sistemáticos procesos de planificación – evaluación. Son dos procesos técnico-metodológicos a asegurar en el transcurso del 2009, tomando como base el presente plan estratégico, los programas y proyectos que se diseñen, así como los demás documentos de definición institucional que se van elaborando en el camino.

El monitoreo y evaluación no debería de aplicarse únicamente a la acción contenida en los programas y proyectos, sino a todos los ámbitos de la vida institucional, sus planes estratégicos, las políticas institucionales, el sistema administrativo y sus relaciones.

7)       Gestión financiera (sostenibilidad, independencia relativa)

Partiendo que el proceso de planificación estratégica ha establecido prioridades en el desarrollo del trabajo de CONGCOOP, habrá que integrar un plan de gestión que identifique como llevaría adelante una gestión de recursos que atienda al conjunto de necesidades, evitando la fragmentación de la estrategia. Fundamental en este sentido, es también la decisión de promover un creciente proceso de responsabilidades funcionales entre las 3 unidades de ejecución (institutos), o la integración en un solo cuerpo. Hay que asegurar que existan los recursos para que cada unidad pueda desarrollar su trabajo.

En este momento, la principal estrategia para la sostenibilidad de CONGCOOP está anclada en su línea estratégica de gestión sectorial. En la medida que se fortalece el sector -y las afiliadas como parte del mismo- integrando procesos de actoría política, interlocución, negociación, ejecución conjunta, habrá mayores posibilidades de financiamiento para CONGCOOP como espacio de segundo nivel, y para las afiliadas como actores en el ámbito del desarrollo.

Definirse por una línea de servicios de investigación y consultoría únicamente significaría una distracción para el desarrollo consistente de su misión, como igualmente, para el impulso de alguna empresa generadora de recursos, no existen en la actualidad en CONGCOOP condiciones para su éxito.

8)       Gestión de Recursos Humanos

Es necesario elaborar instrumentos que delimiten y clarifiquen responsabilidades, competencias y  funciones, así como dejar escrito los procedimientos que regularán el ámbito administrativo de la institución. No obstante, hacer evolucionar la cultura organizacional de CONGCOOP, así como resolver el marcado deterioro en el clima organizacional, requiere de definiciones en un nivel superior, es decir, de decisión directiva, digamos de voluntad política, y está intrínsicamente vinculada a la decisión de concluir en un proceso de autonomía de las unidades ejecutoras de CONGCOOP o una decisión de forjar un proceso de reintegración.

Obviar la necesidad de actuar y atender las demandas y tensiones en el equipo técnico, hará más compleja la puesta en marcha y desarrollo del plan estratégico.